5 emails de suivi de devis qui fonctionnent

Points essentiels à retenir

1. L'e-mail est le meilleur moyen d'assurer le suivi des devis.

2. Vous pouvez copier nos 5 exemples puissants d'e-mails de suivi de devis. Ou les utiliser comme source d'inspiration.

3. Pour augmenter vos chances de voir vos devis approuvés, veillez à appliquer nos conseils supplémentaires pour améliorer vos e-mails de suivi des ventes.

Quelle est la meilleure façon d'assurer le suivi des devis ?

De tous les canaux de communication, l'e-mail est le meilleur moyen d'envoyer et de suivre les devis. Il y a 7 bonnes raisons à cela.

#1 L'e-mail donne aux gens le temps de réfléchir à votre proposition

Les courriels donnent aux gens la possibilité de réfléchir avant de répondre. Les réponses aux offres à prix élevé, en particulier, peuvent demander un certain temps. Il en va de même si plusieurs personnes doivent examiner votre proposition et en discuter.

#2 L'e-mail est le canal de communication professionnel par excellence

L'e-mail est le canal le plus courant pour les communications professionnelles. L'étiquette est simple et laisse suffisamment de place à la communication professionnelle formelle et informelle.

Demander un retour sur votre devis sur LinkedIn ou Facebook, par exemple, ne se fait pas.

#3 N'utilisez qu'un seul canal pour les devis

Les devis sont généralement envoyés par courrier électronique. Par conséquent, il est également logique d'y donner suite par courrier électronique. Changer de canal de communication peut perturber les gens.

#4 L'e-mail est l'endroit où les gens peuvent se concentrer

Si vous voulez attirer l'attention des gens, envoyez-leur un e-mail. Il s'agit d'un canal de communication individuel et les gens traitent souvent les e-mails comme des tâches à faire. Traiter votre devis en fait partie.

#5 Vous pouvez suivre les e-mails

Vous pouvez suivre les e-mails de différentes manières. Cela peut vous permettre de savoir plus facilement quand votre devis a été vu.

• Lire le reçu

• Une réponse d'absence du bureau

• Des messages automatiques tels que "La boîte aux lettres est pleine" ou "Cet e-mail n'est pas valide".

Ils vous donnent tous un indice sur ce qui est arrivé à votre courriel et à votre devis.

Astuce : Lorsque vous créez et envoyez un devis avec CoManage, vous avez un aperçu clair de tous vos devis qui ont été vus.

#6 Les devis doivent être approuvés par écrit

Bien qu'un appel téléphonique ou une réunion vidéo soit très utile pour discuter plus avant des devis avec votre client, vous aurez besoin d'une sorte d'approbation écrite officielle. Il peut s'agir d'un contrat signé ou d'une approbation envoyée par e-mail.

Si les clients n'ont qu'à répondre à votre courrier électronique, vous leur facilitez la vie et rendez votre équipe de vente plus heureuse.

#7 Vous pouvez utiliser des modèles d'e-mails

Les modèles d'e-mails sont puissants. Ils vous permettent de gagner du temps et si vous utilisez un excellent outil, vous ne devez les rédiger qu'une seule fois.

Conseil de pro : dans CoManage, vous pouvez ajouter un modèle d'e-mail. Les champs personnels sont automatiquement remplis avec les données de votre CRM intégré.

Exemples d'e-mails de suivi de devis

Vous trouverez ci-dessous 5 exemples d'e-mails que vous pouvez utiliser après avoir envoyé un devis. Vous n'êtes pas obligé d'envoyer tous ces e-mails. Choisissez simplement celui qui correspond à vos besoins.

#1 Email de suivi : confirmation de la réception de votre devis

Le but de cet e-mail est d'être sûr à 100% que les gens ont bien reçu votre devis. Le moyen le plus simple est de le demander directement aux clients par e-mail.

Objet de l'e-mail: Avez-vous reçu notre devis ?

Corps du message:

Cher <Nom du contact> ,

Comme promis par ma collègue Carla le <date> , je vous envoie à nouveau notre devis en pièce jointe.

Pour que vous ayez suffisamment de temps pour vous décider ou me poser des questions, j'ai prolongé la période de validité.

Nous ne voulons pas que vous passiez à côté de notre meilleure offre possible.

Pouvez-vous confirmer que vous l'avez bien reçu ? Il vous suffit de cliquer sur "répondre" à cet e-mail.

Merci d'avance !

Meilleures salutations,

Votre nom

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Cas d'utilisation de cet e-mail de suivi

Ce modèle d'e-mail est utile lorsque les choses se passent mal lors de l'envoi d'un e-mail.

• Parfois, des personnes n'ont pas reçu votre courrier, et elles vous le font savoir.

• Ou bien ils ne sont pas au courant que vous avez envoyé un devis.

• Vous n'avez pas reçu de réponse à votre courrier.

Quand faut-il (ne pas) envoyer cet e-mail ?

• Évidemment, n'envoyez pas cet e-mail si votre client vous a envoyé un accusé de réception. Il peut s'agir d'un simple courriel de remerciement.

• Le moment idéal pour envoyer cet e-mail est de 3 jours ouvrables à une semaine après que vous n'ayez pas eu de réponse de votre client potentiel. Les gens sont occupés et oublient parfois de répondre. Si vous attendez quelques jours pour envoyer ce premier courriel de suivi, vous n'aurez pas l'air trop pressant.

• Si les clients vous demandent d'envoyer à nouveau votre offre, faites-le dès que possible.

Pourquoi ce courrier fonctionne-t-il ?

• Vous montrez que votre entreprise est efficace. La mention de détails, comme le nom d'un collègue ou une date, sont des détails subtils qui contribuent à renforcer la confiance dans votre entreprise.

• Vous prolongez le délai. Cela crée de la bonne volonté à l'autre bout de la boîte aux lettres.

• Vous avez évité de vous excuser. Il peut sembler étrange que ce soit un avantage, mais la raison pour laquelle ils n'ont pas reçu (ou vu) l'e-mail peut être hors de votre contrôle. Au lieu de blâmer la technologie, vous avez résolu un problème.

Que faire si vous ne recevez pas de réponse ?

• Le silence est la pire chose qui puisse vous arriver. Votre meilleure stratégie est d'être patient et persévérant. N'envoyez pas un autre courrier pour demander une confirmation de réception. Au lieu de cela, vous pouvez envoyer le modèle suivant.

#2: Courriel de suivi du devis : demandez s'il y a des questions

Attendre que les prospects ou les clients posent des questions sur votre devis est une mauvaise idée. Une meilleure stratégie consiste à envoyer l'e-mail suivant :

Objet de l'e-mail :

Avons-nous tout bien expliqué ?

Avez-vous des questions ?

Notre offre est-elle 100% claire ?

Corps du courriel :

Cher <Nom du contact> ,

Nous visons une communication limpide avec tous nos clients, avant, pendant et après l'exécution d'un projet.

Mais je comprends également que vous puissiez avoir des questions sur le devis que j'ai envoyé le <date>.

Veuillez ne pas les garder pour vous, mais les partager avec moi.

Ainsi, je pourrai éviter les malentendus et vous aider à prendre la meilleure décision possible.

Si vous préférez en discuter avec moi en dehors de la boîte aux lettres, je peux vous proposer plusieurs options :

Par exemple : prendre un appel/un rendez-vous/un numéro de téléphone + quand vous êtes disponible.

Cordialement,

Votre nom

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Quand faut-il (ne pas) envoyer cet e-mail de suivi ?

• N'envoyez pas cet e-mail lorsque votre client vous a donné un délai clair concernant son processus de décision et qu'il le respecte toujours lui-même.

• Cependant, s'il ne tient pas sa promesse de vous informer à temps, cet e-mail peut vous sauver la mise. Ils ont peut-être obtenu un retard et ont oublié de vous en informer.

• Quant au timing, 2 à 3 semaines après l'envoi de votre devis est raisonnable.

Les effets secondaires positifs de cet e-mail sont les suivants :

• Vous montrez que votre entreprise est proactive. S'attaquer aux doutes et résoudre les questions avant qu'elles ne deviennent un problème est un signal fort du sérieux de votre entreprise.

• Vous pouvez leur donner une idée de ce à quoi ils peuvent s'attendre lorsqu'ils approuvent votre devis. "Une communication claire et nette", par exemple.

• Vous pouvez montrer que vous êtes à la disposition des clients de la manière dont ils se sentent à l'aise, sans avoir à être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

• Si vous recevez une réponse à ce courrier, vous avez une excellente occasion d'expliquer ou d'adapter votre devis, sur la base des commentaires du client.

Que faire si vous ne recevez pas de réponse ?

• Lorsque les gens ne répondent pas à ce courrier électronique, ils ne sont probablement pas intéressés par ce que vous avez proposé. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez abandonner...

#3: Courriel de rappel : votre offre va expirer

Une date d'expiration est une astuce puissante pour mettre les choses en mouvement. Elle fonctionne pour les campagnes de réduction et pour les offres.

Cet e-mail est un bon exemple pour rappeler à vos clients que votre offre va bientôt prendre fin.

Objet de l'e-mail :

Rappel amical

Avez-vous besoin de plus de temps ?

Votre offre va expirer

Corps de l'email :

Cher <Nom du contact> ,

Nous comprenons que vous êtes occupé et nous apprécions votre temps comme nous apprécions le temps de tous nos clients.

Afin de vous garantir que nous pouvons livrer votre projet en temps voulu, je tiens à vous rappeler que notre offre expirera le <date>.

Cependant, je ne peux pas vous promettre que notre équipe sera disponible pendant une longue période après cette date. De plus, nous pourrions être contraints de modifier notre prix attractif.

Notre équipe est très motivée pour faire de votre projet une réussite. Si vous souhaitez disposer d'une semaine de plus pour discuter des détails avec nous, ou pour y réfléchir, faites-le moi savoir et je ferai le nécessaire.

Dans l'attente d'une réponse de votre part.

Je vous remercie,

Votre nom

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Quand faut-il (ne pas) envoyer un e-mail d'offre d'expiration ?

• N'envoyez pas l'e-mail un jour avant votre date d'expiration. Les gens risquent de ne pas ouvrir leurs mails et de passer à côté. Vous devez leur donner une chance équitable de prendre une décision de dernière minute.

• Évidemment, ne l'envoyez pas après la fin de votre offre.

• Envoyez cet e-mail à proximité de la date d'expiration. 3 jours à une semaine à l'avance, c'est l'idéal.

Pourquoi un courrier de rappel d'offre fonctionne-t-il bien ?

• C'est votre dernière chance d'obtenir une approbation. Ne la laissez pas s'échapper.

• Certaines personnes se décident plus facilement lorsqu'elles sont pressées par le temps.

• Donnez des raisons pour lesquelles ils pourraient regretter d'avoir ignoré ou refusé votre offre. Comme dans le modèle d'e-mail ci-dessus, vous pouvez le faire subtilement.

Que faire si vous ne recevez pas de réponse ?

• Si les gens ignorent cet e-mail, ils ne sont pas intéressés. Est-ce une perte ? Probablement pas. Les entreprises et les personnes qui vous ignorent envoient un signal fort. Ils se comporteront probablement de la même manière lorsque vous enverrez une facture.

• Il est possible que des prospects approuvent votre devis après la date d'expiration. Mais cela ne signifie pas que vous devez l'accepter. Les conditions ont changé et vous avez été traité de manière irrespectueuse. C'est à vous de décider si vous voulez travailler dans ces circonstances.

#4: Courriel de suivi : proposition acceptée

Lorsqu'une personne accepte votre proposition, le moins que vous puissiez faire est de lui envoyer un courriel de remerciement. Cela ne coûte rien, et c'est aussi une excellente occasion d'obtenir un retour sur votre offre.

Objet de l'e-mail :

Merci !

Une dernière question avant de commencer

Corps du courriel :

Cher <Nom du contact> ,

Au nom de notre équipe, je tiens à vous remercier !

Comme promis, nous allons procéder comme suit pour transformer votre projet en une réussite :

VOUS POUVEZ DONNER ICI UN RÉSUMÉ DES PROCHAINES ÉTAPES.

Avant de mettre notre équipe au travail, j'ai encore une question à vous poser. Nous utilisons ces informations uniquement pour offrir à nos clients la meilleure expérience possible. Ne vous sentez pas obligé d'y répondre.

Quelle est la raison numéro 1 pour laquelle vous nous avez confié ce projet ?

Meilleures salutations,

Votre nom

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Quand faut-il (ne pas) envoyer cet e-mail ?

• Dès que quelqu'un accepte votre proposition, vous devez le remercier. Ne remettez pas cela à plus tard.

• Si un client vous a expliqué pourquoi il vous a choisi, ne lui demandez pas à nouveau.

Les effets secondaires positifs de demander un retour sur les devis approuvés :

• Les clients qui ont approuvé votre proposition sont prêts à partager ce qu'ils attendent de vous. Bien que cela puisse paraître évident, vous pouvez utiliser leurs commentaires pour même dépasser leurs attentes.

• Vous pourriez faire une enquête, mais en ne posant qu'une seule question, vous pourriez obtenir une réponse à laquelle vous n'aviez pas pensé vous-même.

Que faire si vous ne recevez pas de réponse ?

• Bien que cela puisse arriver, c'est peu probable. Ne vous énervez pas si vous ne recevez pas de réponse à votre courrier de remerciement. Ne vous inquiétez pas non plus si votre demande de retour d'information sur vos devis reste sans réponse ou est vague ("bon rapport qualité/prix").

Dans tous les cas, veillez à marquer le devis comme approuvé dans votre logiciel de devis, ou ailleurs.

#5 : Courriel de suivi lorsque votre proposition est rejetée

L'objectif de cet e-mail est de recueillir les réactions des prospects qui ont rejeté votre proposition. Si vous voulez avoir une bonne compréhension des aspects positifs et négatifs de votre flux de vente, assurez-vous d'envoyer cet e-mail.

Ligne d'objet de l'e-mail : Merci !

Corps du message :

Cher XXXX,

Nous vous remercions sincèrement d'avoir pris le temps de nous faire savoir que vous ne ferez pas affaire avec nous.

Nous vous souhaitons également le meilleur et sommes convaincus que l'entreprise de votre choix vous aidera à atteindre vos objectifs.

Si vous souhaitez partager des détails sur la raison pour laquelle notre offre n'était pas la meilleure pour vous, vous pouvez me le faire savoir en toute honnêteté. Cela restera confidentiel, mais cela nous aidera à mieux servir nos futurs clients.

Je vous souhaite bonne chance !

Bien à vous,

Votre nom

Pied de page de l'e-mail

Quand faut-il (ne pas) envoyer cet e-mail ?

• Ne l'envoyez pas si vous pensez qu'il ne sera pas apprécié. Le silence complet de votre interlocuteur est un signal clair.

• Vous pouvez l'envoyer le jour où votre proposition est rejetée. Ce timing est parfait car les gens veulent aller de l'avant et ne plus penser à votre offre par la suite.

Pourquoi cet e-mail est-il si puissant ?

• Le retour d'information vous aidera à mieux comprendre comment les gens perçoivent vos offres et vos suivis. Il est ainsi plus facile d'éviter les échecs.

• Vous donnez aux personnes qui ont rejeté votre offre un moyen facile de s'exprimer. Ils peuvent vous donner des conseils sur la façon dont vous pouvez l'améliorer. Ou ils peuvent révéler la "sauce secrète du succès" de vos concurrents.

• Une affaire perdue est une perte de temps pour de nombreuses entreprises. Si vous vous y prenez différemment, vous vous démarquerez de la masse.

Que faire si vous ne recevez pas de réponse ?

• Si vous n'obtenez pas de réponse, allez de l'avant. Veillez simplement à marquer votre offre comme "rejetée". Ainsi, vous n'y consacrerez pas plus de temps que nécessaire.

7 conseils supplémentaires pour améliorer vos e-mails de suivi des ventes

En plus d'utiliser les modèles d'e-mails ci-dessus, vous pouvez également appliquer ces puissants conseils pour améliorer vos e-mails de vente.

#1 Respectez l'étiquette générale des e-mails

Respectez l'étiquette générale des e-mails et les attentes des clients. En particulier dans les e-mails de vente, cela peut faire une énorme différence.

Si vous êtes, par exemple, un avocat, vous ne vous adresserez probablement pas à vos clients et prospects par "Bonjour" et ne terminerez pas votre courrier par "Santé".

L'étiquette fait également référence au timing. Les modèles ci-dessus vous donnent des indications claires à ce sujet.

#2 Respectez votre image de marque

Alignez vos courriers sur le ton de votre marque. C'est très bizarre si votre site Web est très amusant et que vos e-mails commencent par "Cher Monsieur/Madame".

#3 Le pied de page de l'e-mail : incluez vos coordonnées et vos disponibilités

Veillez à inclure vos coordonnées dans le pied de page de vos e-mails. Plus elles sont nombreuses, mieux c'est. Sauf si, par exemple, vous ne répondez jamais au téléphone. Dans ce cas, ne le mentionnez pas.

Dans votre courrier également, vous pouvez donner des instructions simples sur la manière dont votre prospect ou client peut faire ce que vous voulez qu'il fasse.

#4 Parlez comme un humain, pas comme un modèle

Parlez comme un être humain, pas comme un requin affamé du département des ventes. Ou pire : un modèle d'e-mail. Même si vous les utilisez, vous pouvez personnaliser les modèles.

• Envoyer des e-mails de vente à partir d'adresses e-mail d'information, de vente ou de contact peut prêter à confusion. Les gens préfèrent communiquer avec des personnes.

• Si votre client a mentionné quelque chose de spécial, incluez-le dans votre courriel. Cela montrera que vous avez le sens du détail et que vous vous intéressez réellement à ce que les clients vous disent.

• La politesse et une touche humaine vous rapprocheront de la conclusion de l'affaire.

#5 Optimisez les lignes d'objet de vos e-mails de vente

Les lignes d'objet des e-mails sont très importantes. Ils peuvent faire la différence entre ouvrir et ignorer votre message de suivi.

• Faites en sorte que vos lignes d'objet soient courtes. Les lignes plus longues sont coupées, surtout sur les smartphones.

• Posez une question. Cela rend les gens curieux et augmente les chances qu'ils ouvrent votre courrier. Si vous posez une question en guise d'objet, répétez-la au bas de votre e-mail.

#6 Expérimentez avec vos modèles d'e-mails

Les e-mails de suivi de devis fonctionnent. Mais ils ne sont pas parfaits pour toutes les entreprises ou tous les prospects. Et ce n'est pas grave, tant que vous essayez d'améliorer votre flux de ventes en peaufinant vos e-mails.

Voici quelques éléments à surveiller de près :

• Utilisez le retour d'information que vous recevez des clients et des personnes qui rejettent vos offres.

• Analysez et évaluez les taux d'approbation de vos offres.

#7 Gardez votre équipe de vente dans la boucle

Si vous travaillez au sein d'une équipe de vente, veillez à tenir vos collègues au courant en ajoutant des notes à vos devis. De cette façon, vous aurez une bonne vue d'ensemble de vos e-mails de suivi.

C'est maintenant votre tour. Allez-y et stimulez vos ventes grâce à ces modèles d'e-mails. Si vous voulez passer encore moins de temps sur vos devis, c'est le bon jour pour...