Un outil de suivi du temps pour freelancers

Un outil de suivi du temps pour freelancers

1. Facturation horaire ou facture horaire présente des avantages tant pour les freelancers que pour les clients.

2. Le suivi du temps va au-delà de la simple inscription du nombre d'heures facturables travaillées.

3. Tous les freelancers bénéficient du suivi et de l'analyse de leur temps de travail.

4. Le suivi du temps n'est pas une science exacte, mais un bon système de suivi du temps contient un ensemble minimal de fonctionnalités.

5. Un outil de feuille de temps décent facilitera grandement votre administration.

Le modèle de facturation horaire

La facturation horaire est le modèle de facturation le plus populaire parmi les freelancers. C'est aussi un modèle simple : vous offrez une compétence particulière ou vendez vos connaissances aux organisations et leur facturez un tarif horaire.

Plus vous travaillez d'heures pour un client, plus vous pouvez gagner.

C'est un modèle de rémunération transparent, et c'est la raison pour laquelle il fonctionne bien pour les deux parties.

Avantages de la facturation horaire pour les freelancers

En tant que freelancer, le modèle de facturation horaire présente plusieurs avantages.

1. Vous n'avez pas besoin de faire des calculs compliqués pour créer une offre. Déterminez votre taux horaire et multipliez-le par le nombre d'heures travaillées pour un client.

2. Si un client vous embauche pour une période plus longue, votre revenu sera prévisible. La sécurité est l'une de ces choses qui semblent être un luxe pour la majorité des freelancers.

3. Pour de plus petites missions, vous pouvez facturer un forfait. Il n'est vraiment pas nécessaire de comptabiliser (et facturer) chaque seconde où vous levez un doigt.

4. Vous pouvez ajuster facilement votre taux horaire en fonction de votre client, du type de mission, voire de la période pour laquelle vous êtes embauché. Un taux horaire laisse de la place pour la flexibilité.

La facturation horaire est brillante car les deux parties en profitent

Avantages de l'embauche d'un freelancer à un tarif horaire

Pour les entreprises, les gouvernements ou les organisations qui embauchent des freelancers, le modèle de facturation horaire est attrayant.

1. Le personnel est rémunéré de la même manière, même si cela ne semble pas évident au premier abord. La simplicité du modèle peut également affecter l'administration du client. Par exemple, vous pouvez payer la facture des freelancers le même jour où vous payez les salaires.

2. Contrairement aux frais supplémentaires en plus des salaires, vous ne payez qu'un freelancer pour les heures réelles. Vous pouvez convenir de payer les frais de déplacement et les dépenses, mais les congés, la sécurité sociale, etc., relèvent de la responsabilité du freelancer.

3. Vous pouvez facilement contrôler votre budget. Vous savez à l'avance combien payer un freelancer pour une certaine période.

4. Un tarif horaire facilite la comparaison des freelancers. Bien sûr, le prix ne révélera rien sur la qualité que vous obtiendrez à la fin. Mais si vous devez choisir entre deux freelancers également compétents, leur tarif horaire peut être un facteur clé.

Importance des feuilles de temps pour les freelancers

Enregistrer vos heures avec précision implique de suivre toutes les heures que vous travaillez. En tant que freelancer, cela inclut toutes les heures que vous passez sur votre entreprise et non sur vos clients.

Par exemple :

• Expansion et entretien de votre réseau professionnel.

• Construction de votre image de marque personnelle sur les médias sociaux.

• Communication avec vos clients (e-mails, réunions en ligne, rendez-vous sur place, appels téléphoniques, etc.)

• Administration, telle que la création et le suivi des devis. Et les factures.

• Comptabilité, telle que les déclarations de TVA, les déclarations fiscales, etc.

• Suivre des cours et consacrer du temps à maîtriser votre domaine d'expertise.

Toutes ces choses et tâches font partie de la vie passionnante d'un freelancer. Mais bien sûr, cela ne signifie pas que vous aimez toutes les tâches supplémentaires autant que votre travail réel.

Le suivi de toutes les heures supplémentaires a des avantages pour vous.

1. Vue d'ensemble totale de toutes vos heures de travail

Vos heures de travail réelles sont la somme de vos heures facturables et de vos heures non facturables.

Par exemple, votre semaine de travail de 50 heures peut à un moment donné se composer de :

• 10 heures facturables

• 40 heures non facturables

Bien sûr, vous préférez facturer les clients plutôt que de travailler gratuitement. Plus vous pouvez inclure d'heures sur votre facture, mieux c'est.

Mais vous ne pouvez découvrir combien de temps vous consacrez à votre entreprise de freelance que si vous suivez toutes vos heures.

2. Vue réaliste de combien vous travaillez

Le temps s'arrête lorsque vous êtes occupé par une tâche que vous n'aimez pas. Le contraire est également vrai.

Quand vous aimez votre travail, le temps passe vite.

Voici la chose : la façon dont vous percevez le temps a une influence sur la façon dont vous vous sentez à la fin de la journée.

Épuisé ou plein d'énergie.

Il est assez facile de terminer vos journées par un hourra. Lorsque vous suivez votre temps avec précision, vous aurez une vue réaliste de ce à quoi a vraiment ressemblé votre journée de travail, ou votre semaine.

Les 10 heures que vous pensiez avoir perdues pour l'administration peuvent n'avoir été en réalité que de 3 heures.

Et si ce n'est pas le cas, le suivi du temps offre un autre avantage.

3. Gérer efficacement votre temps de travail

Enregistrez chaque minute que vous passez sur votre entreprise. Cela rend beaucoup plus facile d'évaluer votre efficacité à la fin de la semaine ou du mois.

Cela vous donnera des indications claires sur :

• Combien de temps vous avez passé sur toutes vos tâches.

• Combien d'argent vous avez gagné (en moyenne par heure).

Si vous travaillez beaucoup d'heures pour gagner peu d'argent, ne vous contentez pas de regarder la dure réalité. Faites plutôt ceci :

1. Creusez profondément dans votre liste d'heures non facturables.

2. Envisagez de déléguer certaines de vos tâches, comme la comptabilité. En payant un professionnel, vous aurez plus de temps pour vous ou pour vos clients. En fin de compte, c'est aussi pour cela que vous êtes engagé en tant que freelancer.

3. Bloquez du temps dans votre agenda. Essayez d'effectuer certaines tâches en masse. Cela stimulera votre productivité. Entrez dans la zone créative, ou dans un rythme, et vous finirez même les tâches horribles étonnamment rapidement.

4. Déterminez et surveillez correctement votre taux horaire

Le dernier avantage du suivi de votre temps en tant que travailleur indépendant est que vous êtes plus susceptible de respecter vous-même votre taux horaire.

Sur le papier, vous pouvez facturer un taux de, par exemple, 50 euros par heure.

Sans enregistrement du temps, cela peut être beaucoup moins en réalité. Vos clients sont impatients de vous interrompre avec des demandes pour effectuer un ajustement "minuscule" ici, appliquer un changement "mineur" là...

Toutes ces minutes s'additionnent. En fin de compte, elles influent à la fois sur le temps que vous passez à travailler gratuitement et sur vos revenus.

Un taux horaire n'est pas la seule option pour les travailleurs indépendants

Tous les travailleurs indépendants ne préfèrent pas facturer leurs clients à un taux horaire. Pour être clair, les tarifs journaliers et hebdomadaires sont des variantes du même modèle commercial.

En tant que travailleur indépendant, vous pouvez proposer une combinaison de facturation horaire et d'autres modalités tarifaires.

Clarifions cela avec quelques exemples qui pourraient vous inspirer.

Exemple de revenu pour un travailleur indépendant : taux horaire et prix fixes

Si vous êtes un travailleur indépendant créatif, vous devez être familier avec cette combinaison de revenus.

• Vous concevez et développez un site web pour un client à un prix convenu. Mais aucun site web n'est parfait dès le début. Si votre client demande des ajustements supplémentaires, vous pouvez proposer une facturation au taux horaire.

• En tant que programmeur indépendant, vous facturez un taux horaire basé sur votre expérience. De plus, vous pouvez également proposer aux clients de payer un tarif fixe pour certaines tâches. La création de sauvegardes, par exemple, est importante. En pratique, cela peut vous prendre peu de temps, ou peut-être même automatisé. Mais d'un autre côté, vous portez également une grande responsabilité que vous ne pouvez pas exprimer en heures facturables.

Exemple de revenu pour un travailleur indépendant : taux horaire et commission

• En tant que marketeur numérique indépendant, vous mettez en place une campagne publicitaire payante pour votre client. Vous avez décidé de le faire à un taux horaire car vous ne pouvez pas estimer combien de mots-clés vous devrez cibler et combien d'annonces vous devrez créer. Pour donner à votre client une sorte de garantie, vous acceptez de travailler à commission. Si vos campagnes rapportent de l'argent, vous recevrez une commission par vente.

Exemple de revenu pour un travailleur indépendant : taux horaire et droits de propriété intellectuelle

• Une grande partie de votre travail en tant que consultant indépendant consiste en recherche. Par exemple, en tant qu'ingénieur indépendant, vous pouvez devoir effectuer des études de matériaux. Il est presque impossible d'estimer à l'avance combien de temps cela vous prendra. Dans ce cas, un taux horaire semble être le modèle de facturation le plus équitable. Mais que se passe-t-il si, en plus, votre contribution conduit à un tout nouveau produit qui comble une vaste lacune sur le marché? Dans de telles situations, il est préférable de conclure un contrat avec votre client et de ne pas recevoir un paiement unique pour vos contributions intellectuelles aux inventions.

Il existe de nombreux modèles pour gagner de l'argent en tant que travailleur indépendant.

Il en va de même pour la manière dont vous enregistrez votre temps.

Contrairement à la croyance populaire, cela ne doit pas nécessairement être compliqué...

Exigences des systèmes de suivi du temps appropriés

Les systèmes de suivi du temps ne sont utiles que pour les travailleurs indépendants s'ils vous fournissent un ensemble minimum de fonctionnalités et de données.

Périodes de travail

Vous avez besoin d'une vue d'ensemble claire de tout le temps que vous avez travaillé. Cela n'est possible que si vous pouvez facilement analyser les données pour certaines périodes :

• Années

• Mois

• Semaines

• Jours

Heures, minutes, secondes.

Si vous avez un système de suivi du temps qui ne peut pas le faire, vous aurez du mal à faire des rapports et à facturer vos clients.

Heures facturables et non facturables

Combien d'heures avez-vous travaillé pour votre client (facturables)? Combien d'heures avez-vous travaillé sur votre entreprise (non facturables)?

Nous avons mentionné ci-dessus qu'il est important de suivre les deux types d'heures de travail. Et il est encore plus important pour vous de les analyser régulièrement.

C'est la seule façon de maintenir votre équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Ce faisant, vous surveillez votre temps et évitez également d'être constamment disponible pour vos clients.

Vos clients

Enfin, il est également important d'avoir une vue d'ensemble claire du client pour lequel vous avez travaillé. Et combien d'heures vous avez attribuées à chacun d'entre eux. Cela peut même inclure tout le temps que vous avez travaillé sur votre plan d'acquisition de clients.

C'est pratique si vous pouvez le détailler au niveau de la tâche ou du projet. Mais l'administration du temps ne devrait pas devenir une charge supplémentaire pour vous en tant que travailleur indépendant.

Heureusement, il existe des outils sur le marché qui facilitent le suivi et la gestion du temps.

Outil simple de suivi du temps pour les travailleurs indépendants

CoManage est un outil en ligne qui permet aux travailleurs indépendants d'enregistrer facilement leur temps. Le programme est convivial et adapté aux besoins des travailleurs indépendants et des PME.

Vous pouvez démarrer et arrêter le minuteur intégré d'un simple clic.

Votre horloge enregistre le temps que vous travaillez pour le client sélectionné. Vous avez oublié d'appuyer sur le bouton du minuteur? Pas de soucis. Vous pouvez changer manuellement le temps enregistré à tout moment.

Avons-nous mentionné que vous pouvez enregistrer des clients dans CoManage simplement en entrant leur numéro de TVA? Toutes les autres données de l'entreprise sont alors chargées dans votre CRM.

Toutes vos réalisations sont répertoriées ensemble. Vous voulez un aperçu de votre temps de travail pour une semaine particulière? Sélectionnez simplement la semaine et c'est parti.

Quand vient le moment de facturer votre client, vous avez seulement besoin de cliquer sur un bouton.

Oui, cela peut être aussi simple que cela.

Vous saisissez les détails du client une fois.

Vous suivez votre temps.

Vous envoyez une facture à votre client.

Pour simplifier encore les choses, vous avez également un aperçu de toutes vos factures ouvertes et payées.